Consultas no módulo de aquisição
Os relatórios para acompanhamento das aquisições por compra devem ser obtidos preferencialmente pelo menu Aquisição > Consultas, e não pelo módulo de Relatórios do Pergamum. Esta página reúne informações para auxiliar nestas consultas, mais especificamente sobre como encontrar as requisições por biblioteca, por solicitante e por título e entender a situação dos itens e das requisições.
Para iniciar a consulta, acesse Aquisição > Consulta e selecione primeiramente em Opções o tipo de consulta desejada. As três principais opções de consulta* são:
- unidade organizacional: usada para encontrar todas as obras requisitadas para uma biblioteca ou centro de ensino, sem a necessidade de especificar o solicitante ou título da obra;
- solicitante: usada para encontrar as obras requisitadas por determinada pessoa;
- título: usada para verificar se uma obra já teve sua compra solicitada em algum momento, sendo útil para a análise e cadastro de requisições de compra, para a análise de doações e para negociações para reposição ou multa.
- Selecione o tipo de protocolo Requisição.
- Deixe em branco o campo Unidade organizacional.
- Inclua o código da biblioteca desejada no campo Unidade de informação.
- Só aparecerão aquelas obras nas quais a biblioteca foi incluída no Passo 3: Distribuição durante o cadastro da requisição.
Observações sobre o campo “Unidade organizacional”: cada unidade organizacional (UO) corresponde a uma unidade da UFSC (centro, curso, departamento, pro-reitoria, etc.) e, no Pergamum, há muitos cadastros de UOs que nem sempre correspondem à realidade. Nos últimos anos, esforços têm sido feitos para regularizar as UOs, porém, a situação ainda não é a ideal. A situação atual é a seguinte:
- durante o cadastro da requisição de compra, o Pergamum utiliza automaticamente a UO presente no cadastro do solicitante, que nem sempre será a UO mais apropriada;
- durante o processo de compra, o Serviço de Seleção e Aquisição utiliza a UO apropriada, já padronizada.
Portando, o uso da UO nas consultas do módulo de aquisição deve ser feito com cautela. Por exemplo, se você pretende fazer o levantamento de todas as requisições ainda não atendidas feitas pelo centro de ensino, a sugestão é utilizar na consulta apenas o código da biblioteca, sem a UO. Mas, se você quiser saber o que já foi comprado para atender as requisições de compra dos docentes do Centro, pode utilizar a UO.
em branco o campo Unidade organizacional. Recomenda-se não utilizar este campo, pois as unidades organizacionais cadastradas no Pergamum não necessariamente correspondem à realidade.
- Insira a matrícula ou pesquise pelo nome da pessoa.
- Só aparecerão as obras nas quais a pessoa foi incluída como Solicitante no Passo 3: Distribuição durante o cadastro da requisição.
- Dessa forma, você evitará requisições duplicadas.
- Essa opção pode também auxiliar na análise de doações.
- No campo Título, recomenda-se digitar apenas parte do título da obra e pesquisar por qualquer posição no termo, pois, muitas vezes, o solicitante não cadastra o título completo da obra, o que pode prejudicar a recuperação dos resultados.
Nestas três opções é possível usar os filtros de forma combinada:
- Data de criação: refere-se ao período inicial e final de inclusão do item na requisição de compra.
- Situação: refere-se à situação do item na requisição; consulte a tabela abaixo.
- Tipo de obra: recomenda-se manter todos os tipos selecionados.
- Unidade de informação (opcional): use o código da biblioteca desejada; não se recomenda o uso desta opção durante a busca por solicitante, pois, nem sempre ele fez a distribuição para a biblioteca correta.
- Obra estrangeira, Obra nacional ou Ambas: essas opções funcionam corretamente se o solicitante indicou corretamente durante o cadastro da requisição.
Após selecionar os filtros desejados, clique em Mostrar para realizar a consulta e, então, em Exportar (para baixar como planilha do Excel) e/ou em Imprimir (para baixar em PDF).
Adicionalmente, na busca por solicitante, é possível enviar os resultados diretamente por e-mail. Para isso, preencha os campos Cópia para, Assunto e Mensagem e clique em Enviar por e-mail. Os resultados serão enviados por e-mail em um arquivo PDF.
Situação dos itens e das requisições
A seguir, estão listadas e explicadas as situações usadas no filtro Situação, na coluna Situação do processo (nos resultados da consulta, no Excel e no PDF) e em vários outros locais do módulo de Aquisição.
| Situação | Significado |
|---|---|
| Pré-sugestão | A obra foi cadastrada como um título inexistente no programa de ensino (Usuários > Unidade organizacional > Plano de ensino), o que deu origem a uma requisição de compra criada automaticamente. |
| Sugestão de compra | A obra foi incluída em uma requisição de compra. A requisição de compra pode estar em formação, em trâmite ou já finalizada. |
| Duplicado | A obra foi solicitada mais de uma vez pelo mesmo requisitante ou para o mesmo fim. Apenas uma das requisições foi levada adiante, |
| Já existente | O obra solicitada já existe no acervo da BU e, considerando as estatísticas de empréstimo, os exemplares existentes atendem a demanda atual. A requisição não será levada adiante. |
| Em cotação | A requisição foi recebida pela BU e está em análise pelo Serviço de Seleção e Aquisição (atualização do preço, verificação da disponibilidade, etc.). Conforme a disponibilidade orçamentária, será enviada para cotação pelo fornecedor. |
| Aguardando entrega | A BU está aguardando a entrega dos exemplares pelo fornecedor. |
| Atendido | A obra foi adquirida na quantidade de exemplares solicitada. |
| Parcialmente atendido | A obra foi adquirida pela BU, mas em quantidade de exemplares menor que a solicitada, seja por restrição orçamentária ou por indisponibilidade no fornecedor. |
| Não atendido | A compra foi autorizada, mas, por algum motivo, os exemplares não foram entregues pelo fornecedor |
| Cancelado | A compra foi cancelada. O principal motivo para o cancelamento tem sido a indisponibilidade orçamentária diante das alterações nos preços. |
| Esgotado | A obra estava esgotada na editora no momento da verificação pela BU e/ou pelo fornecedor. Considerando a impossibilidade de compra, recomenda-se a substituição por uma obra de conteúdo similar disponível no mercado. |
| Não encontrado | Os dados da requisição estavam equivocados e/ou incompletos, o que impediu a identificação do atual publicador da obra. |
| Indisponível | A obra está indisponível para compra em formato impresso, ou seja, há somente a versão em e-book. Se a requisição vier a ser atendida com e-book, a situação será alterada para "Atendido em e-book". HISTÓRICO: a partir de 2024 essa situação passou a ser usada para indicar obras disponíveis somente em e-book; anteriormente, indicava que o título estava indisponível no editor. |
| Atendido em e-book | Obra disponível em formato eletrônico (e-book), podendo ser de acesso aberto/gratuito, restrito à UFSC ou restrito ao Portal de Periódicos da CAPES. |
| Finalizado/Incompleto | A requisição foi atendida em quantidade de exemplares menores que as solicitadas. |
| Pregão | Não utilizado na pela BU/UFSC |
* As demais opções de consulta (fornecedor, nota fiscal, aprovações pendentes, etc.) geralmente serão usadas apenas pelo Serviço de Seleção e Aquisição.
