Emissão de parecer na requisição de compra
Atenção! As orientações vigentes para a emissão do parecer em requisições de compra constam no guia “Emissão de parecer em requisições de compra” disponível na página Requisições de compra no Portal da BU. No Guia estão unificadas as orientações destinadas aos docentes e à equipe da BU. Nesta página do Manual da DECTI constam apenas os detalhes internos não apropriados para o Guia.
Assim como as requisições, os pareceres são enviadas exclusivamente pela interface administrativa do Pergamum pelas pessoas devidamente habilitadas.
Quem emite o parecer
Conforme o fluxo atual para o recebimento de requisições, devem emitir pareceres apenas representantes dos centros de ensino na Comissão de Desenvolvimento de Coleções e a algumas pessoas da BU (bibliotecários(as) das bibliotecas setoriais e da Seleção e Aquisição da DECTI).
No Pergamum, as permissões atribuídas aos bibliotecários(as) já incluem o acesso ao menu necessário à emissão do parecer (Aquisição > Requisição de compra). Para os representantes dos centros, que são docentes, é necessário a atribuição do perfil de usuário “16 – Docente (apenas requisição de compra)”, o que deve ser feita apenas pela TECDI.
Criação e gestão dos trâmites
A atualmente, são usados trâmites apenas para os centros de ensino/campi. A criação de novos trâmites, permissão exclusiva da TECDI, ocorre em Parâmetros > Tabelas dinâmicas > Dados tabela > Aquisição – Grupos de trâmite.
As configurações dos trâmites, atividade exclusiva da Seleção e Aquisição, ocorre em Aquisição > Trâmite, onde é possível incluir/excluir solicitantes, ordens de aprovação e aprovadores.
Inclusão de solicitantes
A inclusão de um solicitante (ou seja, de um docente) em um trâmite ocorre mediante a inclusão da Unidade Organizacional (UO) à qual ele está vinculado. Sobre a inclusão da UO no cadastro do docente, consulte a Habilitação de 3º Nível na página Cadastro de requisição de compra de livros. Para incluir uma UO no trâmite:
- Acesse Aquisição > Trâmite.
- Em Tipo de trâmite, selecione Requisição.
- Em Grupo de trâmite, selecione o trâmite desejado. Os centros estão indicados com suas siglas ou com “Campus…”.
- Clique em Solicitante.
- Em Unidade organizacional, inclua o código ou pesquisa pela UO.
- Clique em Gravar.
Lembre-se! Bibliotecários(as) da BU não devem estar em nenhum trâmite, pois suas requisições são automaticamente enviadas à Seleção e Aquisição, sem necessidade de aprovação. Portanto, a UO da BU (cód. 10029) não deve ser colocada em nenhum trâmite, assim com outros UOs não devem constar no cadastro de bibliotecários(as) da BU.
Inclusão de aprovadores
Os aprovadores são incluídos em Ordens de aprovação, assim, cada ordem é uma etapa da tramitação da requisição e, para prosseguir para a etapa seguinte, é necessário que apenas uma das pessoas da ordem anterior emita o parecer. Atualmente, as ordens estão configuradas assim:
- Ordem 1, com docentes representantes na Comissão de Desenvolvimento de Coleções: titular e suplente;
- Ordem 2, bibliotecários(as) da biblioteca setorial (se houver) e/ou da Seleção e Aquisição e chefia da DECTI.
Observação: nos últimos anos, adotou-se como prática nunca deixar apenas uma pessoa como aprovadora em uma ordem. Essa prática evita que as requisições fiquem “paradas” em razão de férias, licença, afastamento, exoneração, etc.
