Consultas no módulo de aquisição
Os relatórios para acompanhamento das aquisições por compra devem ser obtidos preferencialmente pela opção Aquisição > Consultas, e não pelo módulo de Relatórios do Pergamum. Esta página reúne informações para auxiliar nestas consultas, mais especificamente sobre como encontrar as requisições por biblioteca, por solicitante e por título e entender a situação dos itens e das requisições.
Na tela Aquisição > Consulta, deve-se selecionar primeiramente a opção de consulta desejada. As três principais opções* são:
1) Unidade organizacional (selecione o tipo de protocolo “Requisição“):
- Use para encontrar todas as obras requisitadas para uma biblioteca, sem a necessidade de especificar o solicitante ou título da obra.
- O código da biblioteca desejada deve ser incluído no campo Unidade de informação.
- Só aparecerão aquelas obras nas quais a biblioteca foi incluída no Passo 3: Distribuição durante o cadastro da requisição.
- Deixe em branco o campo Unidade organizacional. Recomenda-se não utilizar este campo, pois as unidades organizacionais cadastradas no Pergamum não necessariamente correspondem à realidade.
- Use para encontrar as obras requisitadas por determinada pessoa. Insira a matrícula ou pesquise pelo nome da pessoa.
- Só aparecerão as obras nas quais a pessoa foi incluída como Solicitante no Passo 3: Distribuição durante o cadastro da requisição.
- Use para verificar se uma obra já teve sua compra solicitada em algum momento. Dessa forma, você evitará requisições duplicadas.
- Essa opção pode também auxiliar na análise de doações.
- No campo Título, recomenda-se digitar apenas parte do título da obra e pesquisar por qualquer posição no termo, pois, muitas vezes, o solicitante não cadastra o título completo da obra, o que pode prejudicar a recuperação dos resultados.
Nestas três opções é possível usar os filtros de forma combinada:
- Data de criação: refere-se ao período inicial e final de inclusão do item na requisição de compra.
- Situação: refere-se à situação do item na requisição; consulte a tabela abaixo.
- Tipo de obra: recomenda-se manter todos os tipos selecionados.
- Unidade de informação (opcional): use o código da biblioteca desejada; não se recomenda o uso desta opção durante a busca por solicitante, pois, nem sempre ele fez a distribuição para a biblioteca correta.
- Obra estrangeira, Obra nacional ou Ambas: essas opções funcionam corretamente se o solicitante indicou corretamente durante o cadastro da requisição.
Após selecionar os filtros desejados, clique em Mostrar para realizar a consulta e, então, em Exportar (para baixar como planilha do Excel) e/ou em Imprimir (para baixar em PDF).
Adicionalmente, na busca por solicitante, é possível enviar os resultados diretamente por e-mail. Para isso, preencha os campos Cópia para, Assunto e Mensagem e clique em Enviar por e-mail. Os resultados serão enviados por e-mail em um arquivo PDF.
Situação dos itens e das requisições
A seguir, estão listadas e explicadas as situações usadas no filtro Situação, na coluna Situação do processo (nos resultados da consulta, no Excel e no PDF) e em vários outros locais do módulo de Aquisição.
| Situação | Significado | Protocolo |
|---|---|---|
| Pré-sugestão | Requisição criada automaticamente a partir do cadastro de títulos inexistentes no programa de ensino (Usuários > Unidade organizacional > Plano de ensino) | Requisição |
| Sugestão de compra | Título indicado para aquisição | Requisição |
| Atendido | Título entregue pelo fornecedor | Licitação |
| Esgotado | Título esgotado na editora | Licitação |
| Não atendido | Título com entrega autorizada, mas que não foi entregue pelo fornecedor | Licitação |
| Parcialmente atendido | Título atendido em quantidade de exemplares menor que a solicitada, ainda pode ser plenamente atendido | Licitação |
| Aguardando entrega | Título autorizado para entrega | Licitação |
| Em cotação | Título enviado para a cotação do fornecedor | Licitação |
| Cancelado | Título com aquisição cancelada. O principal motivo para o cancelamento tem sido a indisponibilidade orçamentária diante das alterações nos preços. | Licitação |
| Duplicado | Título solicitado em duplicidade | Licitação |
| Já existente | Título que já existe na coleção em quantidades suficientes | Licitação |
| Não encontrado | Título solicitado com dados equivocados ou incompletos | Licitação |
| Indisponível | A partir de 2024 passou a ser usado para indicar títulos disponíveis somente em e-book. Anteriormente, indicava que o título estava indisponível no editor. | Licitação |
| Atendido em e-book | Título disponível em formato eletrônico, podendo ser de acesso aberto/gratuito ou restrito à UFSC. | Licitação |
| Finalizado/Incompleto | Título atendido em quantidade de exemplares menores que o solicitado | Licitação |
| Pregão | Não utilizado | Não utilizado |
* As demais opções de consulta (fornecedor, nota fiscal, aprovações pendentes, etc.) geralmente serão usadas apenas pelo Serviço de Seleção e Aquisição.
