Emissão de parecer na requisição de compra
Atenção! As orientações vigentes para a emissão do parecer em requisições de compra constam no guia “Emissão de parecer em requisições de compra” disponível na página Requisições de compra no Portal da BU. No Guia estão unificadas as orientações destinadas aos docentes e à equipe da BU. Nesta página do Manual da DECTI constam apenas os detalhes internos não apropriados para o Guia.
Quem emite o parecer
Assim como as requisições, os pareceres são enviadas exclusivamente pela interface administrativa do Pergamum pelas pessoas devidamente habilitadas.
Conforme o fluxo atual para o recebimento de requisições, devem emitir pareceres apenas representantes dos centros de ensino na Comissão de Desenvolvimento de Coleções e a algumas pessoas da BU (bibliotecários(as) das bibliotecas setoriais e da Seleção e Aquisição da DECTI).
No Pergamum, as permissões atribuídas aos bibliotecários(as) já incluem o acesso ao menu necessário à emissão do parecer (Aquisição > Requisição de compra). Para os representantes dos centros, que são docentes, é necessário a atribuição do perfil de usuário “16 – Docente (apenas requisição de compra)”, o que deve ser feito apenas pela TECDI.
Criação e gestão dos trâmites
A atualmente, são usados trâmites apenas para os centros de ensino/campi. A criação de novos trâmites, permissão exclusiva da TECDI, ocorre em Parâmetros > Tabelas dinâmicas > Dados tabela > Aquisição – Grupos de trâmite.
As configurações dos trâmites, atividade exclusiva da Seleção e Aquisição, ocorre em Aquisição > Trâmite, onde é possível incluir/excluir solicitantes, ordens de aprovação e aprovadores.
Inclusão de solicitantes
A inclusão de um solicitante (ou seja, de um docente) em um trâmite ocorre mediante a inclusão da Unidade Organizacional (UO) à qual ele está vinculado. Ou seja, em vez de incluirmos o docente no trâmite, incluímos a UO do docente, com isso, o Pergamum concede automaticamente ao docente a permissão para enviar a requisição naquele trâmite. Para informações sobre a inclusão da UO no cadastro do docente, consulte a Habilitação de 3º Nível na página Cadastro de requisição de compra de livros.
Para incluir uma UO no trâmite:
- Acesse Aquisição > Trâmite.
- Em Tipo de trâmite, selecione Requisição.
- Em Grupo de trâmite, selecione o trâmite desejado. Os centros estão indicados com suas siglas ou com “Campus…”.
- Clique em Solicitante.
- Em Unidade organizacional, inclua o código ou pesquisa pela UO.
- Clique em Gravar.
Lembre-se! Bibliotecários(as) da BU não devem estar em nenhum trâmite, pois suas requisições são automaticamente enviadas à Seleção e Aquisição, sem necessidade de aprovação. Portanto, a UO da BU (cód. 10029) não deve ser colocada em nenhum trâmite, assim com outras UOs não devem constar no cadastro de bibliotecários(as) da BU.
Inclusão de aprovadores
Os aprovadores são incluídos em Ordens de aprovação, assim, cada ordem é uma etapa da tramitação da requisição e, para prosseguir para a etapa seguinte, é necessário que apenas uma das pessoas da ordem anterior emita o parecer. Atualmente, as ordens estão configuradas assim:
- Ordem 1: docentes representantes na Comissão de Desenvolvimento de Coleções: titular e suplente;
- Ordem 2: bibliotecários(as) da biblioteca setorial (se houver) e/ou da Seleção e Aquisição e/ou chefia da DECTI.
Observação: nos últimos anos, adotou-se como prática nunca deixar apenas uma pessoa como aprovadora em uma ordem. Essa prática evita que as requisições fiquem “paradas” em razão de férias, licença, afastamento, exoneração, etc. Portanto, se houver na biblioteca setorial apenas um(a) bibliotecário(a), na Ordem deve ser incluído também bibliotecários(as) da Seleção e Aquisição e /ou chefia da DECTI.
Para incluir uma ordem:
- Em Aquisição > Trâmite, selecione o tipo Requisição e o trâmite desejado.
- Em Ordem, selecione Criar nova ordem.
- Preencha a ordem a ordem a ser criada (1, 2).
- Preencha a Observação com descrição apropriada à ordem.
- Preencha o Tempo com 168, referente a 7 dias.
- Marque a opção Habilita edição.
- Clique em Gravar.
Para incluir um aprovador:
- Em Aquisição > Trâmite, selecione o tipo Requisição e o trâmite desejado.
- Selecione a Ordem em que a pessoa será incluída.
- Digite/pesquisa pelo Usuário aprovador.
- Clique no botão após o nome para adicionar.
- Clique em Gravar.
Atenção! As alterações nos trâmites não são retroativas para as requisições já em tramitação. Ou seja, se determinada requisição aguarda o parecer, a mudança do aprovador não influenciará essa requisição. A solicitação à PUC/PR para que essas mudanças sejam retroativas já foi feita, porém, ainda não foi implementada. Em futuras atualizações do Pergamum, deve-se verificar a inclusão desta funcionalidade. Por enquanto, a alteração dos aprovadores em requisições já em tramitação ocorre somente via banco de dados, sendo necessário chamado à PUC/PR para isso.
Cancelamento de uma requisição em trâmite
Durante o parecer, o aprovador pode cancelar uma requisição. Para isso:
- Acesse a janela para emissão do parecer.
- Clique na aba Parecer.
- Clique em Cancelar.
Uma vez que a tramitação foi concluída, o cancelamento de uma requisição pode ocorrer por meio do cancelamento de seus itens, o que deve ser realizado em uma licitação.
