Recebimento de doações
As instruções para o doador estão disponíveis na página Procedimentos para doação de material bibliográfico (Portal BU). Nesta página estão as instruções para a equipe do Serviço de Seleção e Aquisição (SSA/DECTI) e demais unidades da BU. As doações realizadas por pessoas físicas ou por órgãos públicos podem ser oferecidas à BU de três formas:
- 1. Recebimento direto na BU
- 2. Análise prévia dos materiais oferecidos
- 3. Doações pelo Sistema de Doações do Governo Federal
Após o recebimento da doação, é necessário:
Atenção: As bibliotecas setoriais devem enviar à DECTI somente materiais que já foram selecionados para inclusão no acervo, pois a DECTI não analisa o material enviado pelas setoriais. Se a setorial deseja oferecer o material para a BC ou para outra setorial, deve fazê-lo previamente por e-mail, chat, etc. Se a biblioteca setorial recebeu algum material que não será incluído no acervo, deve se desfazer dele (oferecer para outras unidades, Pegue & Leve, descarte, doação, etc.).
1. Recebimento direto na BU
O recebimento direto das doações, sem a necessidade de análise prévia, pode ser realizado no Serviço de Seleção e Aquisição e nas bibliotecas setoriais quando a doação atende os seguintes critérios:
Quantidade: até 5 títulos. Esta quantidade é apenas uma referência, cabendo ao servidor da BU verificar se é possível aceitar diretamente quantidades ligeiramente maiores (por exemplo, 8 títulos). Esta pequena quantidade nos permite uma rápida avaliação e, caso seja necessário descartar o material recebido, ele pode ser rapidamente disponibilizado no Pegue & Leve.
Autoria, assunto, uso, etc.:
- materiais de autoria de pessoas vinculadas à UFSC ou resultantes de atividades desenvolvidas na UFSC;
- materiais de autoria do próprio doador;
- materiais publicados no ano corrente;
- materiais utilizados em bibliografias básicas ou complementares dos cursos da UFSC;
- materiais sobre Santa Catarina;
- obras literárias de autoria de catarinenses.
Cabe à/ao bibliotécaria/o deliberar sobre o aceite ou não de materiais que não se enquadram nestas condições.
2. Análise prévia dos materiais oferecidos
Para as doações que não se enquadram nos critérios para o recebimento direto (por exemplo, doações de mais de 5 títulos) é necessária a análise dos materiais oferecidos antes da realização da doação:
2.1. Fazer download da planilha e listar os materiais disponíveis para doação. A análise pode ser feita também por meio de fotografias desde que seja possível identificar, além do título, o ano ou a edição da obra. O atendente pode recomendar que o doador agrupe os livros de 4 em 4 ou de 6 em 6 para que as capas fiquem claramente visíveis nas fotos.
2.2. Enviar a planilha preenchida para 
A lista para análise pode ser enviada para o e-mail da biblioteca setorial se já houver um direcionamento da doação por parte do doador. Se a biblioteca setorial não tiver interesse pelo material e considerá-lo relevante para outra unidade da BU, pode encaminhar a lista outra setorial ou ao Serviço de Seleção e Aquisição.
2.3. O Serviço de Seleção e Aquisição se compromete com a análise em até 30 dias após o recebimento da planilha. As bibliotecas setoriais podem informar um prazo diferenciado, se necessário. Para que o doador saiba que a lista foi efetivamente recebida pela BU, sugere-se que seja enviada a ele a mensagem abaixo (disponível no e-mail de Doações na opção “Respostas” > “Recebimento da planilha”).
| Respostas > Recebimento da planilha |
|---|
| Confirmo o recebimento da planilha contendo os itens oferecidos como doação submetidos à avaliação pela BU/UFSC. Assim que concluirmos a avaliação (realizada em até 30 dias) informaremos quais são os itens selecionados e as instruções para entrega. |
2.4. Prepare o termo de doação usando as informações da planilha (incluindo, obviamente, apenas os itens que foram selecionados) e o envie ao doador. Envie o termo de doação: salvo em PDF e com o link do 
para assinatura digital. Ao enviar o termo de doação, use a mensagem abaixo (disponível no e-mail de Doações na opção “Respostas” > “Doações selecionadas”).
| Respostas > Doações selecionadas |
|---|
| Agradecemos seu interesse em doar itens para o acervo da Biblioteca Universitária da UFSC. Informo que temos interesse em receber as seguintes obras: - - Termo de doação: pode ser assinado no formato digital (LINK) ou impresso (imprimir o arquivo PDF anexo e trazê-lo junto com os itens). Se optar pela assinatura do termo digital, basta avisar durante a entrega do material. Entrega: Os itens podem ser entregues no Serviço de Seleção e Aquisição, no térreo da Biblioteca Central da UFSC, das 8h às 20h, de segunda a sexta-feira, presencialmente ou por correspondência: UFSC – Biblioteca Universitária DECTI – Serviço de Seleção e Aquisição Campus Universitário, Acesso Trindade, Setor D Florianópolis, SC – Brasil CEP: 88040-900 |
3. Doações pelo Sistema de Doações do Governo Federal
Com base no Decreto nº 9.764, de 11 de abril de 2019, o procedimento padrão é o recebimento via Sistema de Doações do Governo Federal.
Acesso institucional UFSC: Para acessar o Sistema com o login institucional, ou seja, para ofertar e receber doações em nome da UFSC, é necessário solicitar o cadastro pelo DGP/PROAD, seguido da liberação de acesso SIASG pelo DPC/PROAD. Ao obter o acesso institucional, é possível consultar, aprovar, oferecer, etc. doações de/para todas as unidades da UFSC. A BU não deve acessar as doações de responsabilidade dessas outras unidades.
Material externo de apoio:
- Página sobre o Sistema de Doações no Portal de Compras do Governo Federal
- Manual do Sistema de Doações
3.1 Cadastro do material oferecido como doação
Durante o cadastro do material por parte do doador, é necessário especial atenção aos seguintes pontos:
- Tipo de material: deve ser “Permanente”, se não for, solicite a alteração do anúncio.
- Categoria do material: deve ser “Coleções e materiais bibliográficos”, se não for, solicite a alteração do anúncio.
- Possui ônus ou encargos?: deve ser “Não”, se não for, solicite a alteração do anúncio.
- Possui donatória?: deve ser “Sim”, pois:
- se o doador preencher “Sim”, deverá seleciona a UFSC na etapa seguinte. Com isso, a aprovação do anúncio entrará na fila de trabalho da UFSC e a UFSC aparecerá com “Favorecida” para o recebimento da doação;
- se o doador preencher “Não”, a aprovação do anúncio entrará na fila de trabalho do Ministério da Economia.
- Data limite para a manifestação de interesse: a doação só poderá ser concluída após esse prazo, sendo que o prazo mínimo é de 2 dias úteis e a BU recomenda 7 dias corridos.
3.2 Autorização da publicação do anúncio
Após o envio pelo doador, é necessário autorizar a publicação do anúncio. Para autorizar, acesse o Sistema > Autorizar publicação, clique sobre o anúncio e confira os dados informados pelo doador. Atente-se principalmente aos campos apontados acima: tipo de material, categoria do material, possui ônus ou encargos.
Se necessário complementar algum dado ou editar o anúncio, clique em Complementar e informe quais alterações o doador precisa realizar.
Se os dados estiverem corretos, clique em Publicar.
Observação: o encaminhamento da BU (publicar, indeferir, complementar) será realizado apenas para anúncios de doação de materiais bibliográficos.
3.3 Autorização da doação
Após a data limite para a manifestação do interesse, o doador receberá um e-mail automático informando quais são os órgãos interessados em receber a doação.
O servidor da BU que manifestou o interesse também receberá um e-mail automático. Após receber este e-mail automático, o servidor da BU deve:
- encaminhar o e-mail automático para
; - acessar o Sistema, clicar no menu Meus interesses e abrir o anúncio;
- preparar o termo de doação com os dados do doador, salvá-lo em PDF e carregá-lo no ;
- salvar o termo na pasta Aguardando entrega;
- acessar o e-mail ;
- encaminhar o e-mail automático ao doador, anexando o termo em PDF e incluindo a seguinte resposta padrão:
| Resposta padrão - Autorizar doação, assinar o termo e entregar o material |
|---|
| Agradecemos seu interesse em doar materiais bibliográficos para o acervo da Biblioteca Universitária da UFSC e informamos que temos interesse em receber sua doação. Para isso, é necessário: (1) Autorizar a doação, (2) Assinar o termo de doação e (3) Entrega o material doado. 1. AUTORIZAR A DOAÇÃO: Acesse https://doacoes.gov.br. Clique em “Autorizar doação” e abra o anúncio. Clique no ícone do "martelo" para autorizar a doação. 2. ASSINAR O TERMO DE DOAÇÃO: Para pessoas da UFSC e/ou com assinatura digital: assine a versão em formato digital disponível no link: LINK DO ARQUIVO NO ASSINA@UFSC Para demais pessoas: imprima o PDF anexo, assine e entregue junto do material. 3. ENTREGAR O MATERIAL: Entrega em uma das Bibliotecas da BU, basta informar que a doação já está autorizada: - Biblioteca Central (Florianópolis): Serviço de Seleção e Aquisição - Biblioteca Setorial do Campus de Araranguá - Biblioteca Setorial do Campus de Blumenau - Biblioteca Setorial do Campus de Curitibanos - Biblioteca Setorial do Campus de Joinville Entrega por correspondência: UFSC – Biblioteca Universitária DECTI – Serviço de Seleção e Aquisição Campus Universitário, Acesso Trindade, Setor D Florianópolis, SC – Brasil CEP: 88040-900 |
4. Arquivar o termo de doação
O termo de doação deve ser arquivado em formato impresso ou digital:
4.1. Os termos impressos devem ser arquivados pela biblioteca setorial ou pelo Serviço de Seleção e Aquisição. No SSA, os termos são arquivados conforme o ano da doação. Para doações recebidas por correspondência e sem o contato prévio com o doador, arquive qualquer carta de envio, ofício, etc. relevante que acompanhar o material recebido.
4.2. Os termos digitais dever ser arquivados em PDF na pasta BU:\DECTI\Selecao e Aquisicao\Doações\Termos de doação [ANO]. Pode ser arquivados também nesta pasta e-mails, chamados do PAI, etc. relevantes em que o doador manifesta sua intenção de doar. Não é necessário arquivar as planilhas enviadas para análise.
4.3. Se o doador solicitar, forneça um recibo da doação. Preferencialmente, envie o recibo apenas em formato digital, assinado via 
5. Preparar o material para envio à DECTI
5.1. Cadastre o doador no Pergamum. Anote o código do doador no termo de doação.
5.2. Preencha o formulário de doação.
5.3. Inclua o carimbo de identificação da biblioteca e o carimbo de aquisição.
5.4. Envie o material diretamente ao catalogador, conforme a distribuição por áreas do conhecimento. Se houver dúvida ou agrupamento de várias áreas em uma mesma caixa, envie apenas para “DECTI – Catalogação”.
6. Dúvidas frequentes (FAQ)
6.1 Onde está o modelo do termo de doação?
Os modelos de termo de doação, de planilha para análise do material e do recebido da doação estão disponíveis nesta pasta dos 
e na pasta BU: \DECTI\Selecao e Aquisicao\Doações.
6.2 O usuário criou um anúncio, mas ele não aparece. O que pode estar errado?
Verifique se a situação do anúncio:
- se estiver como “Rascunho”, é necessário finalizar e enviar para a autorização de publicação;
- se estiver como “Em autorização de publicação”, significa que ainda não foi aprovado pela BU. Nesse caso, confirme o preenchimento do campo “Donatário”, pois, se ele não for preenchido, ou for preenchido incorretamente, o anúncio não entrará na fila de trabalho da BU.
