Reposição de exemplar
A reposição ocorre quando um exemplar que estava sob responsabilidade de um usuário é extraviado ou danificado. A reposição pode ser feita por:
- um exemplar da mesma obra, da mesma edição ou edição mais recente, ou
- um exemplar de uma obra diferente, indicada pela biblioteca a qual pertencia o exemplar extraviado ou danificado.
Para a reposição, o servidor responsável pelo atendimento do usuário deve:
- Preencher o formulário para reposição de material bibliográfico.
- Excluir o exemplar extraviado/danificado, informando o motivo da exclusão.
- Para a inclusão do exemplar de reposição, considerar:
- Bibliotecas Setoriais: se necessário catalogar, a inclusão é realizada pela DECTI ou, se já existir acervo para a obra em questão, sendo necessária atenção especial ao ano e à edição, a inclusão é feita pela Setorial.
- Biblioteca Central: a inclusão é realizada pela DECTI; basta encaminhar o exemplar e o formulário de reposição à DECTI.
- Arquivar o formulário de reposição (na DECTI ou na Setorial).
Exclusão do exemplar extraviado/danificado
1) Acesse Catalogação > Cadastro exemplar. Digite o Código do exemplar e tecle tab.
2) Altere a Situação para Excluído;
3) No campo Motivo, inclua o texto: “Exemplar extraviado pelo usuário mat. [inclua o número de matrícula do usuário que extraviou/danificou o exemplar].”
4) Clique em Alterar.
Inclusão do exemplar de reposição
O exemplar de reposição deve ser cadastrado conforme as instruções a seguir:
1) Acesse Catalogação > Cadastro exemplar. Preencha o Código do acervo correspondente a obra. Observação: se o exemplar de reposição for de uma edição para a qual não existe acervo, encaminhe o exemplar para o setor de Representação da Informação, na DECTI, para catalogação.
2) Preencha os dados de número do exemplar, situação, localização, tipo de empréstimo e coleção interna (se houver) conforme as orientações sobre localizações e coleções.
3) No campo Nota – Exemplar, inclua: “Reposição do exemplar [especificar o código do exemplar extraviado/danificado que está sendo substituído]”.
4) Em Modo de aquisição, selecione Reposição. Observação: o modo de aquisição deve ser sempre reposição, independentemente de como o exemplar extraviado foi adquirido.
Cadastro de exemplar de reposição
Para entender as etapas anteriores à chegada de exemplares de reposição na DECTI, veja também o mapa de processo Substituição de item.
