Inclusão de exemplar
Antes de proceder para a inclusão no Pergamum, é necessário que os exemplares estejam devidamente identificados com os carimbos da Seleção e Aquisição. Exemplares sem os carimbos retornarão para a Seleção e Aquisição. Os exemplares podem ser incluídos de duas formas:
- para exemplares comprados via Módulo de Aquisição: utilize a opção Importar da aquisição;
- para exemplares adquiridos por doação ou reposição: utilize o passo a passo a seguir.
Para incluir um exemplar, acesse Catalogação > Cadastro exemplar e digite o código do acervo em que o exemplar será incluído.
1) Quantidade:
- Utilize apenas para incluir mais de um exemplar no mesmo acervo ao mesmo tempo. Neste caso, preencha com a quantidade de exemplares que será incluída.
2) Número do exemplar:
- Se for o primeiro exemplar do acervo, não é necessário preencher.
- Se o acervo já possui outros exemplares, preencha com o número consecutivo, seguindo a numeração dos demais exemplares. Por exemplo, se houver 3 exemplares, o exemplar novo será o número 4.
3) Volume:
- Utilize apenas se no exemplar constarem informações sobre volume.
- Preencha apenas com o número do volume (não incluir “v.”).
4) Tomo:
- Utilize apenas se no exemplar constarem informações sobre tomo.
- Preencha apenas com o número do tomo (não incluir “t.”).
5) Unidade de informação:
- Preencha com o número correspondente à biblioteca ou clique no ícone para consultar e selecionar a biblioteca.
6) Fornecedor:
- Utilize apenas para exemplares adquiridos por compra.
- Preencha com o número correspondente ao fornecedor ou clique no ícone para consultar e selecionar o fornecedor.
- Se a compra foi efetuada pelo Módulo de Aquisição, utilize a opção Importar da aquisição para que o fornecedor seja preenchido automaticamente.
7) Doador:
- Utilize apenas para exemplares adquiridos por doação.
- Preencha com o número correspondente ao doador ou clique no ícone para consultar e selecionar o doador.
- Se o doador não estiver cadastrado, faça o cadastro.
- Para teses e dissertações: não preencha o doador.
8) Situação:
- Preencha conforme as localizações e coleções dos exemplares.
9) Localização:
- Preencha conforme as localizações e coleções dos exemplares.
10) Unidade organizacional:
- Para aquisições por compra: informe o curso de graduação (ou outra unidade) para o qual o exemplar foi comprado.
- Para demais formas de aquisição: informe o curso de graduação se for de conhecimento que o exemplar faz parte da bibliografia básica ou complementar do curso.
- Nos demais casos, não preencha este campo.
- Preencha conforme as localizações e coleções dos exemplares.
Atenção: para a Biblioteca Central, independente da modalidade de aquisição (compra ou doação), definiu-se que no momento da inclusão:
- De 1 a 4 exemplares da mesma edição: nenhum exemplar será de “Consulta local”;
- De 5 a 10 exemplares da mesma edição: 1 exemplar será de “Consulta local”;
- De 11 a 20 exemplares da mesma edição: 2 exemplares serão de “Consulta local”;
- Acima de 21 exemplares da mesma edição: 3 exemplares serão de “Consulta local”;
- Obras de literatura que são utilizadas em vestibulares da UFSC seguirão as regras acima, todas as demais obras de literatura terão o empréstimo “Normal”.
Recomenda-se aplicar a “Consulta local” nos exemplares de números iniciais (1, 2, 3). Os quantitativos acima desconsideram os exemplares já existentes.
12) Coleção interna:
- Preencha conforme as localizações e coleções dos exemplares.
13) Observação interna:
- Utilize para exemplares adquiridos por reposição:
- Preencha com: “Reposição do exemplar [especifique o número do exemplar extraviado e que está sendo substituído]”.
- Se o material extraviado estiver esgotado e o exemplar reposto for diferente do extraviado, preencha com: “Reposição do exemplar [especifique o número do exemplar extraviado e que está sendo substituído] esgotado“.
- Utilize este campo nos demais casos em que for necessário incluir informações relevantes para uso interno que não puderam ser informadas em outros campos do cadastro.
- Utilize somente o se o exemplar possuir número de patrimônio da UFSC.
- Preencha com o número de patrimônio.
- Se utilizar este campo, marque a opção “Patrimoniável“, para que o exemplar seja recuperado pelo no relatório 96 do Pergamum.
- Observação 1: o número de patrimônio pode apresentar-se de diferentes formas: preenchido a caneta em um carimbo do patrimônio, em adesivo ou etiqueta (exemplo a seguir). Sempre que for identificado um número de patrimônio durante a catalogação, o exemplar deve ser encaminhado ao Tratamento Físico com um bilhete alertando para que o número de patrimônio seja inserido no registro do exemplar.
- Observação 2: Exemplares doados por pessoas físicas podem conter números de patrimônio da UFSC (por exemplo, livros adquiridos para projetos de pesquisa de professores). Nestes casos, no cadastro de exemplar, tais materiais devem apresentar o doador como pessoa física e ter seu número de patrimônio cadastrado.
15) Modo de aquisição:
- Preencha de acordo com o carimbo de aquisição. A partir de setembro de 2023, criou-se uma nova modalidade de aquisição chamada “Depósito legal” para os materiais que chegam por esta modalidade (livros da editora da UFSC e de unidades administrativas e acadêmicas, teses e dissertações). Como ainda não dispomos de carimbo específico para esta modalidade de aquisição, os materiais nesta situação deverão receber a anotação “DL” à caneta no carimbo de aquisição.
16) Data de aquisição:
- Preencha com a data especificada no carimbo de aquisição.
17) Valor:
- Se o exemplar foi adquirido por compra, o valor será importado do pedido da aquisição.
- Em casos excepcionais, informe o valor monetário conforme consta no carimbo.
- Para livros com materiais adicionais (CD, DVD, etc.): insira o valor apenas no cadastro do livro; no cadastro do material adicional, deixe o valor em branco.
Observação: Ao finalizar a inclusão do exemplar no Pergamum, anote à caneta o código do exemplar no carimbo de aquisição.
Opção “Importar da aquisição”
As aquisições por compra efetuadas através do Módulo de Aquisição do Pergamum devem ter seus vínculos efetivados no momento da inclusão de exemplares. As figuras a seguir ilustram os passos a serem seguidos.
Para importar os dados da aquisição:
1) Acesse Catalogação > Cadastro exemplar e digite o código do acervo em que o exemplar será incluído e tecle “Tab”.
2) Confira se o título do acervo corresponde ao título do exemplar.
3) Clique em Importar da aquisição.
4) Na nova tela serão mostrados os dados referentes à compra. Confira-os e marque a opção Quantidade.
5) Clique em Complementos.
6) Altere a situação, o tipo de empréstimo, a localização, etc. e, se necessário, inclua o número do volume (não inclua “v.”).
7) Clique em Gravar.
Observações:
- Após importar os dados da aquisição, as demais informações podem ser alteradas individualmente no cadastro de cada exemplar, respeitando-se as orientações de preenchimento acima.
- Os vínculos entre os dados de aquisição (compra) e os acervos são realizados no Módulo de Aquisição, conforme o mapa de processo Vinculo de acervo.
- Ao finalizar a inclusão do exemplar no Pergamum, anote à caneta no carimbo de aquisição o código do exemplar.
- Exemplares adquiridos por compra não realizada via Módulo de Aquisição do Pergamum devem ser incluídos de acordo com as orientações de preenchimento acima.
- Até março de 2022, o código do exemplar e data de registro do exemplar eram anotados a lápis. A partir de março de 2022, o código do exemplar passou a ser anotado à caneta e deixou-se de anotar a data de registro.
- Para CDs e DVDs que possuam duas ou mais mídias na mesma capa, criar um exemplar para cada mídia no mesmo acervo. No cadastro de exemplar, incluir volumes diferentes se o conteúdo de cada material for diferente, por exemplo, um o filme (v. 1) e outro o making-of (v. 2). Utilizar como exemplo, o acervo 379351, “O Senhor dos anéis”.
Para um visão geral do processo de inclusão de exemplar, veja também o mapa de processo Inclusão de exemplar.
