Situação de exemplar
As atuais situações que podem ser aplicadas aos exemplares são descritas a seguir. Qualquer alteração (inclusão, renomeação, exclusão, etc.) nas opções disponíveis deve ser comunicada a DECTI para evitar transtornos nos processos correntes.
- 0 – Disponível no acervo
Situação padrão, indica que o exemplar encontra-se disponível na localização esperada, de acordo com o número de chamada e com o campo de Localização.
- 1 – Excluído
Usado para exemplares que possuem a situação de exclusão. Necessita de um motivo no campo “Motivo“. Exemplos de motivos de exclusão podem ser encontrados na página sobre exclusão de exemplar, de acordo com a Política de Desenvolvimento de Coleções, e na página sobre reposição de exemplar. Quando o exemplar encontra-se nesta situação não há intenção de que ele retorne à situação “0 – Disponível no acervo”.
- 2 – Preparo físico
Na Biblioteca Central indica que o exemplar encontra-se no setor de Tratamento físico da DECTI. Na biblioteca setorial indica que ele está passando por algum processo físico (etiquetagem, carimbagem, etc.) na própria biblioteca setorial (nesse caso, o exemplar deve permanecer o mínimo de tempo possível nessa situação). Antigamente tal situação era chamada apenas de “etiquetagem”.
- 3 – Preparo técnico
Somente utilizado quando o exemplar encontra-se fisicamente no setor de Representação da informação, na DECTI.
- 4 – Não localizado
Quando o exemplar não foi localizado em nenhuma das dependências das bibliotecas. Situação em que o exemplar está perdido. Fica nessa situação até que seja encontrado (há intenção de que ele retorne à situação “0 – Disponível no acervo”). Se após a realização de inventário o exemplar continuar não localizado, pode se alterar a situação para “1 – Excluído”.
- 11 – Exposição
Quando o exemplar encontra-se em exposição (localização provisória em datas comemorativas, temáticas, etc.). Não utilizada pela DECTI.
- 12 – Retido (manutenção)
Utilizado para 1) equipamentos que se encontram na TECDI aguardando manutenção (prioritariamente) e 2) quando o exemplar foi retido para manutenção (restauração, etiquetagem, etc.) por algum colaborador externo à DECTI, ficando nessa situação até ser enviado para a DECTI com a situação apropriada (geralmente “3 – Preparo técnico”, mas também “2 – Preparo físico” ou “21 – Restauração interna”). Enquanto o exemplar estiver em “12 – Retido (manutenção)” ele não se encontra nas dependências da DECTI.
- 13 – Conservação preventiva
Indica que o exemplar está passando por higienização e/ou pequenos reparos na unidade de informação a qual pertence. Nestes casos, o exemplar não se encontra nas dependências da DECTI.
- 19 – Malote
Situação automática do sistema quando o exemplar está em processo de malote, isto é, quando há o envio de exemplares de uma unidade de informação para outra. Não deve ser aplicada manualmente pela opção “Catalogação > Cadastro exemplar”, mas sim de forma automática pela opção “Circulação de materiais > Malote > Envio”.
- 20 – Restauração externa
Quando o exemplar está passando por uma restauração fora das dependências das bibliotecas (central e setoriais), por um serviço de restauração terceirizado, por exemplo.
- 21 – Restauração interna
Quando o exemplar está passando por uma restauração (ou mais precisamente uma encadernação) no setor de Tratamento físico da DECTI.
- 23 – Digitalizando
Situação em que o exemplar está sendo digitalizado. Não se encontra nas dependências da DECTI.
- 99 – Quarentena
Situação automática do sistema, utilizada apenas no período da pandemia de COVID-19. Não deve ser aplicada manualmente.
